スプレッドシート

0.はじめに

従業員の入社や退職に際して自動的に連絡をしたい、
そんな時に活用できる例をご紹介します。

1.一覧スプレッドシートについて

今回使用するスプレッドシートはこんな形式だとします。
列構成を変えたい場合などもコードを少し変更すれば対応可能ですので柔軟に考えてください。
1行に1名の情報が入っていると楽です。

2.設定シートについて

メールの宛先や件名、内容などを簡単に管理できるように
スプレッドシート上に設定情報を持たせておきます。

これをやると簡単に設定変更が可能になり汎用的なコードに近づきますが、
必要に応じてシートの編集権限を絞る、等の工夫が必要な場合もあるかと思います。

3.コード

ではこれらの内容を取得して、送信に繋げていきます。

//最初にライブラリdayjsを追加しておくこと
//スクリプトIDは1ShsRhHc8tgPy5wGOzUvgEhOedJUQD53m-gd8lG2MOgs-dXC_aCZn9lFB

/**
 * メイン処理
 * 入社日が本日のものだけを対象にするため、日次トリガーを設定する必要がある
 */
function sendEntryMail() {
  //シート情報を取得
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const targets = getEntryDatas(ss);
  if(targets.length == 0) return; //本日入社が無ければ終了
  
  //メール設定を取得
  const mailSetting = getMailSetting(ss, "入社");
  
  //1人ずつ送信
  for(let person of targets){
    //送信設定情報を作成
    let mailArgs = { cc: mailSetting.Cc,
                     bcc: mailSetting.Bcc,
                     from: mailSetting.FromAddress,
                     name: mailSetting.FromName,
                     htmlBody: mailSetting.Body.replace(/%対象者%/g,person.Name) //置換
                    };
    //送信
    GmailApp.sendEmail(person.Mail,mailSetting.Subject,"",mailArgs);
  }
}

/**
 * 本日入社のデータを取得する
 * @param {object} ss スプレッドシートオブジェクト
 * @return {object} todayEntry 本日入社のデータ　無ければ空配列 
 */
function getEntryDatas(ss){
  //スプレッドシートデータを取得
  const sh = ss.getSheetByName("入社");
  const datas = sh.getRange("A2:G").getValues().filter(x => x[0]);
  const obj = datas.map(x => new Entry(x));
  
  //本日入社分にフィルタ
  const todayEntry = obj.filter(x => dayjs.dayjs(x.Date).isSame(dayjs.dayjs(),"day"));
  return todayEntry;
}

//入社者のデータを整理するためのクラス
class Entry{
  /**
   * @param {array} row 入社シート1行分の配列
   */
  constructor(row){
    this.Date = row[0];
    this.Number = row[1];
    this.Mail = row[2];
    this.Name = row[3];
    this.Div = row[4];
    this.Prace = row[5];
    this.Notes = row[6];
  }
}

/**
 * 引数で指定したメール設定を返す
 * @param {object} ss スプレッドシートオブジェクト
 * @param {string} type 設定シートのどの項目を取得するか文字列で指定
 * @return {object} typeに応じた設定object
 */
function getMailSetting(ss,type){
  const sh = ss.getSheetByName("メール設定");
  const datas = sh.getRange("A2:H").getValues().filter(x => x[0]);
  const obj = datas.map(x => new MailSetting(x));

  const targetObj = obj.find(x => x.Type == type);
  return targetObj;
}

//メール設定を整理するためのクラス
class MailSetting{
  /**
   * @param {array} row メール設定シート1行分の配列
   */
  constructor(row){
    this.Type        = row[0];
    this.Cc          = row[1];
    this.Bcc         = row[2];
    this.FromAddress = row[3];
    this.FromName    = row[4];
    this.Subject     = row[5];
    this.Body        = row[6];
    this.Notes       = row[7];
  }
}

ポイントをいくつか挙げていきます。